Die Mehrheit der Steuerzahler in Deutschland bekommt bei der Steuererklärung Geld zurück – im Schnitt zuletzt 1172 Euro (Daten des Statistischen Bundesamts für 2021). Grund ist die zu hoch angesetzte Lohnsteuer, die monatlich vom Gehalt abgezogen wird. Viele Arbeitnehmer haben gleichzeitig Ausgaben, die das Finanzamt als steuermindernd anerkennt. Diese sogenannten Werbungskosten umfassen alle Aufwendungen rund um den Beruf – von der Pendlerpauschale über Weiterbildungskosten bis hin zu Möbeln für das Arbeitszimmer oder Pauschalen für Partner und Kinder bei Umzügen.
Werbungskostenpauschale von 1230 Euro
Bei Angestellten zieht das Finanzamt pauschal 1230 Euro als Werbungskosten von den Einkünften ab – auch wenn keine Ausgaben geltend gemacht werden. Dadurch sinkt das zu versteuernde Einkommen und damit die Steuerlast. Wer höhere Werbungskosten nachweisen kann, spart zusätzlich Steuern. Zu den typischen Werbungskosten zählen Aufwendungen für Arbeitsmittel wie Fachliteratur, Schreib- und Büromaterial. „Wenn Sie keine Quittungen für Ihre Arbeitsmittel gesammelt haben, können Sie in der Regel pauschal 110 Euro pro Jahr in der Anlage N eintragen“, erklärt die Vereinigte Lohnsteuerhilfe (VLH). Allerdings gibt es für Pauschalen keinen Rechtsanspruch, warnt die VLH. Daher ist es immer besser, alle Belege aufzubewahren, auch wenn diese dem Finanzamt nur auf Verlangen vorgezeigt werden müssen.
Arbeitszimmer und Homeoffice
Wer sich zu Hause einen Arbeitsplatz einrichtet, kann die Kosten absetzen. Gegenstände, die maximal 952 Euro (brutto) kosten, gelten als geringwertige Wirtschaftsgüter und dürfen auf einen Schlag abgesetzt werden. Bei teureren Dingen wird der Kaufpreis über die Nutzungsdauer verteilt – bei einer fünfjährigen Nutzungsdauer also 20 Prozent pro Jahr. Wer Schreibtisch, Bürostuhl oder Regale zunächst privat gekauft hat, aber nun beruflich nutzt, kann die Gegenstände „umwidmen“ und den Restwert anteilig über die verbleibenden Jahre geltend machen. Die Nutzungsdauer legt das Bundesfinanzministerium in den Afa-Tabellen fest – für Möbel beträgt sie beispielsweise 13 Jahre. Sinkt der Buchwert erst im Laufe der Jahre unter diese Grenze, darf der Restwert nicht automatisch auf einen Schlag abgeschrieben werden, sondern ist regulär weiter abzusetzen.
Haben Sie keinen anderen Arbeitsplatz als Ihr Arbeitszimmer zu Hause, können Sie entweder pauschal 1260 Euro pro Jahr geltend machen oder die tatsächlichen anteiligen Aufwendungen für Miete und Nebenkosten ansetzen. Alternativ können Sie für jeden Tag, den Sie von zu Hause aus arbeiten, die Homeoffice-Pauschale von sechs Euro pro Tag für bis zu 210 Tage (maximal 1260 Euro) nutzen.
Pendlerpauschale und Unfallkosten
Für Fahrten zum Arbeitsplatz dürfen Sie die Entfernungspauschale von 0,30 Euro pro Entfernungskilometer abrechnen, ab dem 21. Kilometer sind es 0,38 Euro. Bei einer Fünftagewoche akzeptieren die Finanzämter in der Regel 220 bis 230 Arbeitstage pro Jahr. Vorsicht beim Homeoffice: Die Finanzbeamten prüfen als Erstes, ob Sie für die Tage im Homeoffice die Pendlertage entsprechend gekürzt haben. Zu den beruflichen Fahrten zählen auch Fahrten zu Vorstellungsgesprächen, Seminaren oder Betriebsveranstaltungen.
Mit der Pauschale sind sowohl Sprit- als auch Reparatur- und Wartungskosten des Autos abgegolten. Eine Ausnahme bilden Unfälle auf dem Arbeitsweg: Werden die Reparaturkosten von keiner Versicherung getragen, dürfen Sie sie zusätzlich zur Entfernungspauschale als Werbungskosten absetzen. Gleiches gilt für anschließende Fahrten zum Arzt oder zu einer Reha-Einrichtung, erklärt die VLH. Die Entfernungspauschale bekommen Sie für jedes Verkehrsmittel – sogar zu Fuß. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln dürfen Sie anstatt der Entfernungspauschale auch die tatsächlichen Kosten ansetzen. Wer ein steuerfreies Jobticket vom Chef erhält, muss den Wert des Tickets jedoch von der Entfernungspauschale abziehen.
Dienstreisen, Fortbildungen und Bewerbungen
Wer dienstlich unterwegs ist, kann Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen. Die Pauschale für eine Abwesenheit von mehr als acht Stunden sowie für An- und Abreisetag beträgt 14 Euro. Wer 24 Stunden von zu Hause abwesend ist, darf 28 Euro abziehen – allerdings nur, wenn der Arbeitgeber die Kosten nicht bereits erstattet hat. Auch Ausgaben für beruflich veranlasste Fortbildungen können Sie als Werbungskosten ansetzen, sofern Sie die Kosten selbst trugen. Wenn der berufliche Bezug nicht auf den ersten Blick ersichtlich ist, sollten Sie dem Finanzamt darlegen, wie sich das Erlernte betrieblich nutzen lässt. Wer eine Fortbildung mit einem privaten Urlaub verbindet, muss die Kosten entsprechend aufteilen. Grundsätzlich sind alle Ausgaben absetzbar, die mit der Fortbildung zusammenhängen: Teilnahme- und Prüfungsgebühren, Fachliteratur, Büromaterial und Reisekosten.
Machen Sie sich auf die Suche nach einem neuen Arbeitsplatz, können Sie Bewerbungskosten in die Steuererklärung aufnehmen – etwa für Fotos, Beglaubigungen, Kopien, Porto, Briefpapier, spezielle Bücher und Kurse sowie Fahrten zu Vorstellungsgesprächen. Für eine Bewerbungsmappe per Post können pauschal 8,50 Euro abgerechnet werden, bei Versand per E-Mail 2,50 Euro. „Manche Finanzämter genehmigen pauschal zehn bis 15 Euro pro Bewerbung und wollen als Nachweis lediglich eine Einladung zum Vorstellungsgespräch oder einen Absagebrief – oder, falls die Firma gar nicht geantwortet hat, das eigene E-Mail-Anschreiben“, so die VLH.
Arbeitskleidung und doppelte Haushaltsführung
Kleidung für den Beruf ist in den Augen des Finanzamts Privatsache – nur Berufskleidung, bei der eine private Nutzung ausgeschlossen ist (Arztkittel, Uniformen, Schutzkleidung), dürfen Sie absetzen. Die Reinigungskosten können Sie ebenfalls geltend machen: Wer selbst wäscht, kann pro Waschmaschinenladung mit 95 Grad bis 77 Cent und mit einem Pflegeleicht-Programm bis zu 88 Cent ansetzen. Für den Kondenstrockner sind es 55 Cent, fürs Bügeln maximal sieben Cent. Die meisten Finanzämter verzichten bis zu einem Betrag von 110 Euro jährlich auf die Vorlage von Belegen – diese Summe umfasst auch Arbeitsmittel wie Druckerpapier oder Stifte.
Bei beruflich bedingter doppelter Haushaltsführung können Sie bis zu 12.000 Euro pro Jahr absetzen. Der Bundesfinanzhof hat 2019 entschieden, dass Einrichtungsgegenstände und Haushaltsartikel für die Zweitwohnung grundsätzlich in vollem Umfang als Werbungskosten absetzbar sind (Az.: VI R 18/17). Das Bundesfinanzministerium teilte 2020 mit, dass Ausgaben bis zu 5000 Euro als unproblematisch gelten (BMF-Schreiben IV C 5 - S 2353/19/10011 :006).
Umzugspauschale und weitere Kosten
Wenn Sie aus beruflichen Gründen umziehen – etwa wegen eines neuen Arbeitsplatzes oder weil sich Ihre tägliche Fahrzeit um mindestens eine Stunde verkürzt – können Sie den Fiskus beteiligen. Absetzbar sind Kosten für Möbeltransport (inklusive Schäden), doppelte Miete, Maklergebühren und Pendlerpauschale im Rahmen der Wohnungssuche. Für „sonstige Umzugskosten“ gewährt die Finanzverwaltung eine Pauschale: Wer sein Umzugsgut ab März 2024 transportierte, kann 964 Euro (vorher 886) geltend machen, für jede weitere im Haushalt lebende Person kommen 643 Euro (vorher 590) dazu. Wer bislang keine eigene Wohnung hatte, kann 193 Euro (vorher 177) geltend machen. Benötigen die Kinder Nachhilfeunterricht wegen des Schulwechsels, sind auch diese Kosten absetzbar, der Höchstbetrag liegt bei 1286 Euro (vorher 1181). Wer höhere Ausgaben hat, kann individuelle Kosten einreichen – muss dann aber alle Belege vorweisen können.
Wer dagegen aus privaten Gründen umzieht oder bei wem sich der Arbeitsweg nicht ausreichend verkürzt, kann die Kosten nur eingeschränkt geltend machen. Ein professioneller Möbeltransport zählt zu den haushaltsnahen Dienstleistungen, und wer Maler oder Installateure beauftragt, kann Handwerkerleistungen absetzen.
