Der Bundesfinanzhof (BFH) hat die steuerliche Abzugsfähigkeit von Fahrtkosten bei Dienstreisen mit dem Privatauto für Arbeitnehmer mit Firmenwagen deutlich eingeschränkt. In einem aktuellen Urteil (Az. VI R 30/24) entschieden die Richter, dass die Aufwendungen nur dann als Werbungskosten geltend gemacht werden können, wenn die Nutzung des Privatwagens aus beruflichen Gründen angemessen ist. Ein reines Privatmotiv, wie die Verfügbarkeit des Dienstwagens für den Ehepartner, reicht nicht aus.
Der Fall: Sportwagen statt Dienst-Van
Im konkreten Fall hatte ein Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber einen Van als Firmenwagen gestellt bekommen, den er und seine Frau privat nutzen durften. Das Unternehmen verlangte, dass der Mitarbeiter für Dienstreisen bevorzugt den Firmenwagen nutze; eine Nutzung des Privatwagens war nur in Ausnahmefällen erlaubt, mit einer Erstattung von 0,30 Euro pro Kilometer. Im Jahr 2021 unternahm der Arbeitnehmer drei Dienstreisen mit seinem privaten Sportwagen, während seine Frau den Firmen-Van nutzte.
In seiner Steuererklärung machte er Fahrtkosten von 3758 Euro als Werbungskosten geltend – basierend auf 1648 Kilometern und einem Kilometersatz von 2,28 Euro, der den tatsächlichen Fahrzeugkosten entsprach. Das Finanzamt erkannte die Kosten nicht an, und auch ein Einspruch blieb erfolglos.
Angemessenheitsprüfung als entscheidender Maßstab
Das Niedersächsische Finanzgericht gab dem Kläger zunächst recht, doch der BFH hob das Urteil auf. Die Richter betonten, dass die Wahl des Verkehrsmittels für Dienstreisen grundsätzlich dem Arbeitnehmer freistehe. Bei einer sogenannten „Über-Kreuz-Nutzung“ – wenn der Firmenwagen privat genutzt wird und der Privatwagen dienstlich – komme es jedoch auf die Motive an. Ein rein privates Motiv, wie der Wunsch, dem Ehepartner den Firmenwagen zu überlassen, führe zu einer unangemessenen Nutzung.
Maßstab sei ein „gewissenhafter Steuerpflichtiger“, der die Sichtweise breiter Bevölkerungskreise repräsentiere. Dieser hätte im vorliegenden Fall den Dienstwagen genutzt, um zusätzliche Kosten zu vermeiden. Nur wenn berufliche Gründe vorliegen – etwa eine Beschädigung des Dienstwagens oder die Notwendigkeit eines Spezialfahrzeugs – sei der Abzug zulässig.
Praxistipp: So machen Sie Dienstreisekosten richtig geltend
Arbeitnehmer ohne Firmenwagen können die Kosten für Dienstreisen mit dem Privatauto weiterhin steuerlich absetzen, sofern das Unternehmen die Kosten nicht steuerfrei erstattet hat. Die Kilometerpauschale beträgt 0,30 Euro pro Kilometer (Hin- und Rückweg). Auch Nebenkosten wie Parkgebühren oder Maut sowie nicht erstattete Übernachtungskosten und Verpflegungsmehraufwand (14 Euro ab acht Stunden, 28 Euro ab 24 Stunden Abwesenheit) sind absetzbar.
Das Urteil zeigt: Wer einen Firmenwagen hat, sollte vor Dienstreisen mit dem Privatauto genau prüfen, ob die Nutzung aus beruflichen Gründen angemessen ist – sonst droht der Steuerabzug zu scheitern.
