Digitalisierung stockt: Berlins Verwaltung kämpft mit E-Akte-Umstellung
Die Einführung der elektronischen Aktenführung in der Berliner Verwaltung verläuft deutlich schleppender als geplant. Zehn Jahre nach Verabschiedung des Berliner E-Government-Gesetzes arbeiten in den Bezirksämtern weiterhin nur wenige Beschäftigte mit digitalen Akten, während Papierberge den Verwaltungsalltag prägen.
Geringe Nutzerzahlen in Bezirken
Eine aktuelle Umfrage zeigt ernüchternde Zahlen: In den Berliner Bezirken bewegt sich der Anteil der Beschäftigten mit IT-Arbeitsplatz, die im Regel- oder Testbetrieb mit der E-Akte arbeiten, zwischen lediglich 5 und 20 Prozent. Steglitz-Zehlendorf und Spandau verzeichnen mit 5 Prozent die niedrigsten Werte, während Reinickendorf mit 20 Prozent am besten abschneidet. In Pankow arbeiten 11 Prozent, in Mitte 14 Prozent und in Lichtenberg 15 Prozent der Beschäftigten mit der digitalen Lösung.
Vier der zwölf Bezirke konnten oder wollten keine Angaben machen, was die Transparenz der Digitalisierungsbemühungen zusätzlich in Frage stellt. Nicht einheitliche IT-Verfahren für bestimmte Fachbereiche erschweren die Situation zusätzlich.
Hindernisse bei der Umsetzung
Als Hauptprobleme nennen Verantwortliche in den Bezirksämtern:
- Personalmangel bei der Einführung neuer Prozesse
- Fehlerbehaftete Software mit eingeschränkter Funktionalität
- Defizite in der Projektsteuerung
- Schwierigkeiten bei der Einbindung bestehender IT-Verfahren
- Fehlende Akzeptanz bei vielen Beschäftigten
Diese Faktoren bremsen die Digitalisierung der Berliner Verwaltung erheblich aus, obwohl die E-Akte laut Innensenatorin Iris Spranger zur Grundausstattung einer modernen Verwaltung gehören sollte.
Verpasste Ziele und neue Zeitpläne
Das Berliner E-Government-Gesetz sah ursprünglich vor, dass die Verwaltung ihre Akten spätestens ab dem 1. Januar 2023 elektronisch führt. Dieser Termin wurde später auf den 1. Januar 2025 verschoben, doch auch dieses Ziel wurde deutlich verfehlt.
Nach Angaben der Senatskanzlei sind landesweit aktuell in 40 Behörden etwa 10.000 Nutzer für die E-Akte registriert. Weitere 17 Behörden befinden sich in der Vorbereitungsphase. Zum Jahreswechsel 2025/2026 gingen sieben Behörden in den Regelbetrieb über, darunter:
- Senatsverwaltung für Mobilität, Verkehr, Klimaschutz und Umwelt
- Landesamt für Bürger- und Ordnungsangelegenheiten
- Fischereiamt
- Landesbeauftragter für Naturschutz und Denkmalpflege
Die Senatsverwaltungen für Inneres und für Kultur befinden sich in einem fortgeschrittenen Stadium der Einführung.
Langsamer Fortschritt und neue Hoffnung
Mittlerweile arbeiten 3.600 Nutzer regelmäßig gleichzeitig mit der digitalen Akte – ein Anstieg gegenüber 3.000 Nutzern vor einem Jahr und etwa 1.000 Nutzern Anfang 2024. Dennoch bleibt die Diskrepanz zu den ursprünglichen Zielen enorm: Innensenatorin Spranger hatte im Juni 2022 angekündigt, die E-Akte solle für etwa 70.000 PC-Arbeitsplätze in rund 80 Behörden zur Verfügung stehen.
Ein Sprecher des Chief Digital Officers (CDO) betont: „Es ist geplant, mindestens 60 Behörden und Einrichtungen sowie 70.000 Beschäftigte anzubinden.“ Ein konkretes Datum für die vollständige Umsetzung wird jedoch nicht genannt.
Problematische Projektgeschichte
Die Geschichte der E-Akte in Berlin ist geprägt von Rückschlägen und Verzögerungen. Zwischenzeitlich stand sogar der komplette Abbruch des Projekts zur Debatte, als unklar war, ob der beauftragte Vertragspartner das Vorhaben weiterführen könne. Der bisherigen CDO Martina Klement, die Mitte März als Wirtschaftsministerin nach Brandenburg wechselte, gelang es schließlich, das Projekt zu stabilisieren und voranzubringen – unterstützt durch ein externes Beratungsunternehmen.
Aktuell wird überprüft, ob das technische System die vertraglich festgelegten Anforderungen erfüllt. Verläuft dieser bis ins zweite Quartal terminierte Abnahmeprozess positiv, geht das System endgültig vom Projektstatus in den Regelbetrieb über. „Dann ist von einer deutlichen Erhöhung der Nutzerzahlen auszugehen“, so der Sprecher des CDO.
Justiz als Vorreiter
Während die Verwaltung kämpft, sind Berlins Gerichte in der Digitalisierung bereits weiter. An allen Berliner Gerichten ist die E-Akte mittlerweile eingeführt, und alle neuen Verfahren werden auf digitaler Basis geführt. Diese Entwicklung geht auf eine gemeinsame Vereinbarung der Länder-Justizminister zurück.
Bei der Staatsanwaltschaft gestaltet sich die Umstellung schwieriger: Die flächendeckende Einführung der E-Akte in Strafverfahren ist aufgrund unterschiedlicher Schnittstellen – beispielsweise zur Polizei – besonders kompliziert und noch nicht abgeschlossen.
Die Berliner Verwaltung steht somit vor der Herausforderung, ihre Digitalisierungsrückstände aufzuholen und die elektronische Aktenführung endlich flächendeckend zu etablieren – ein Prozess, der sich deutlich länger hinzieht als ursprünglich geplant.
